Leitfaden Projektmeetings

Leitlinien für Projektmeetings – Pflichten und Verhalten der Sitzungsteilnehmer und Sitzungsleiter (Stand: Dezember 2021)

Als Teilnehmer/in einer vom BFI organisierten Sitzung haben Sie mit der Einladung einen Link zu den nachstehenden Informationen des BFI für Projektmeetings erhalten. Bitte machen Sie sich vor Beginn des Meetings mit diesen Leitlinien vertraut.

Um die Einhaltung der kartellrechtlichen Compliance sicherzustellen sind die nachstehenden Vorgaben für alle vom BFI organisierten Projektmeetings und Sitzungen (in Präsenz, per Telefon- oder Videokonferenz oder in anderen virtuellen Formaten) verbindlich. Zu Beginn des Projektmeetings wird der/die verantwortlichen Mitarbeiter/in alle Teilnehmer/innen nochmals darauf hinweisen, dass sie auf die Einhaltung kartellrechtlicher Vorschriften zu achten haben. Im Sitzungsprotokoll wird vermerkt, dass der Hinweis erfolgt ist.
In Projektmeeting können im Wettbewerb miteinander stehende Unternehmen vertreten sein, so dass besonderes Augenmerk auf die Einhaltung kartellrechtlicher Regeln zu richten ist. Die Projektmeetings dürfen nicht für sachfremde Zwecke genutzt werden.
Alle Sitzungsteilnehmer/innen haben darauf zu achten hat, dass die Projektmeetings im Einklang mit kartellrechtlichen Vorschriften durchgeführt werden. An jeder Sitzung muss ein/e Beschäftigte/r des BFI teilnehmen besonderem Maß darauf zu achten hat, dass es bei Projektmeetings nicht zu Verstößen gegen kartellrechtliche Vorschriften kommt. Sofern der/die Projektleiter/in diese Aufgabe nicht selbst wahrnimmt, bestimmt er/sie einen geeigneten Ersatz.
In den Projektmeetings soll die Diskussion auf das konkrete Forschungsvorhaben beschränkt werden. Insbesondere darf kein Austausch stattfinden über:
- Strategische Informationen, die über das für die Durchführung der gemeinsamen F&E erforderliche Maß hinausgehen. Dies schließt Abstimmungen über zukünftige Forschungstätigkeiten der Unternehmen ein.
- Üblicherweise vertrauliche Informationen zur Tätigkeit der teilnehmenden Unter-nehmen, etwa Lieferpreise, -mengen und -quellen von Materialien; im Gegensatz zu öffentlich allgemein bekannten Informationen.
- Austausch oder Absprachen über kartellrechtlich unzulässige Themen, wie Preise, Mengen, Kosten, Lieferanten oder Kunden.
- Absprachen über eine Beschränkung der eigenen Forschung und Entwicklung eines Unternehmens in einem außerhalb des konkreten Forschungsvorhabens liegenden Bereichs sowie die Beschränkung der eigenen Forschung und Entwicklung eines Unternehmens im Bereich des konkreten Forschungsvorhabens dessen Abschluss.
- Absprachen über eine Lizenzerteilung an Dritte oder über Nichtangriffsklauseln.
Bei allen schriftlichen und mündlichen Äußerungen ist darauf zu achten, dass sie nicht missverstanden werden können.
Sollte der/die verantwortliche Beschäftigte oder ein/e Teilnehmer/in feststellen, dass sich ein Verstoß gegen eine kartellrechtliche Vorschrift anbahnt, hat er/sie die Teilnehmer/innen auf die Unzulässigkeit hinzuweisen und auf die Beendigung des kritischen Verhaltens hinzuwirken. Zu diesem Zweck können einzelne Teilnehmer/innen von der Sitzung ausgeschlossen oder das Meeting beendet werden.
Kommt es in einer Sitzung zu einem Verstoß gegen kartellrechtliche Vorschriften informiert der/die zuständige Beschäftigte im Nachgang zu der Sitzung die Geschäftsführung des BFI.